FAQ

ALGEMEEN

Zaterdag 12 oktober 2019
* 18.00u Start
* 23.00u Einde Over the top
Over the top is een organisatie van vzw De Zeven. Na 4 succesvolle evenementen van vzw de Zeven (Ieper Trails, Bellewaerde Ieper Trail) trekt men richting Heuvelland.
Neen, we willen dat de inspanning voor alle deelnemers hetzelfde is. Een elektrische fiets (MTB) kunnen we daardoor niet toelaten.

INSCHRIJVEN

Vooraf online inschrijven is noodzakelijk om je van een startbewijs te verzekeren. Dit kan door op deze link (vanaf 01/05) te klikken.
Onze vorige evenementen waren telkens uitverkocht. Met deze organisatie leggen we de limiet op 500 duo’s.
Tot 21 juni: €16 per duo (lentekorting) Vanaf 21 juni: €20 per duo
Inclusief
• Startnummer
• Tijdsregistratie
• Goodiebag
• Over the top-item
* Ja, via onze partner kunnen we 30 MTB’s verhuren aan €20 per MTB. De afhandeling gebeurt tijdens de inschrijfprocedure.
* Een MTB wordt aangeraden omdat het parcours soms offroad gaat + wat hoogtemeters kent.
Neen, deze mogelijkheid zit er bij dit evenement niet in. Wil je toch een uitzondering op deze regel dan kan je contact opnemen met de organisatie via info@iepertrail.be (bedrijven, organisaties).
De inschrijving kan enkel via online betaling gebeuren.
VISA, Bancontact, Mastercard, American Express
Ja, weet wel dat na 12 september alle bestellingen (startnummer en dergelijke) geplaatst worden. Wijzigingen na 12 september kunnen mogelijks niet goed verwerkt worden. Werkwijze aanpassing gegevens deelnemer of ticket doorgeven?
Vanaf geboortejaar 2003 (en ouder) worden er deelnemers toegelaten.

ONTHAAL & PARCOURS

Duo’s melden zich aan in de sporthal van Wijtschate waar het actiecentrum plaatsvindt. Adres: Vierstraat 31, 8953 Wijtschate
Over the top: 16 KM
Het definitieve parcours wordt in een latere fase bekend gemaakt.
Het doel van de organisatie blijft hetzelfde: de deelnemers aan het sporten krijgen, ditmaal door hen op een uitdagende parcours in een unieke omgeving te brengen.. In vergelijking met onze vorige edities ligt de drempel iets hoger. We zijn er wel van overtuigd dat ,mits een redelijke basisconditie, dit evenement ook haalbaar is. Ons motto passen we voor dit evenement lichtjes aan: LOOP, FIETS en GENIET SAMEN tijdens en achteraf van de geleverde inspanning.
Het parcours start in Wijtschate en trekt richting Kemmel waar de top van de Kemmelberg als keerpunt fungeert. Daarna gaat het via de Kemmel-dorp terug naar Wijtschate.
Met de opkomende duisternis (zonsondergang start om 19.03u) voegen we extra element toe aan de sportieve inspanning. Welke duo’s kunnen aankomen als het nog licht is?
Als duo zorg je voor voldoende zichtbare elementen op je lichaam en de fiets.
De fiets is voorzien van een voor- en achterlicht.
We werken met een groene vlag om het parcours vrij te geven. Sowieso geven we het volledige parcours vrij vanaf 20.30u. Aankomen moet dus zeker voor 20.30u.

RUN AND BIKE

Check deze link en kom meer te weten (in het Duits)? https://youtu.be/rv8NAM_L9Ts
Op YouTube kan je heel wat filmpjes terugvinden van Run and Bike evenementen.
Het leuke aan Run and bike is dat je samen de inspanning indeelt. Voldoende wisselen raden we ten zeerste aan om het parcours vlot af te haspelen.
We kunnen echter niet controleren of je al dan niet wisselt. Kun je door een blessure niet meer lopen en 16 KM is voor jouw partner geen enkel probleem, dan kan een wisselvrije run and bike een mogelijkheid zijn. PAS OP: er wordt in duo de finish bereikt.
Voor je eigen veiligheid is een helm verplicht te dragen.
Het parcours leg je samen af, de afstand mag nooit groter dan 25 meter bedragen.

STARTPROCEDURE

In de laatste fase volgt er een briefing omtrent de startprocedure.

TIJDSREGISTRATIE

We bieden voor dit evenement een tijdsregistratie aan. Op de top van de Kemmel zal er ook een tussentijd opgenomen worden.

ANIMATIE

Over the top zal hier en daar gekenmerkt worden door animatie. Dit in mindere mate dan tijdens onze vorige evenementen. Het uitdagende parcours + opkomende duisternis zullen voor een unieke sfeer zorgen.
We voorzien na de aankomst in een gezellige Over the top – bar waar de geleverde inspanning besproken en eventueel weggespoeld kan worden.

ACCOMMODATIE

Ja, je sporttas kan je voor de loop achterlaten in een plastic zak. Deze genummerde plastic zak kan je dan op vertoon van je startnummer opnieuw ophalen na de loop. Let wel: de organisatie is niet verantwoordelijk voor beschadigingen of diefstal van materiaal.
Er is een verzekerde bewaring voorzien tot 22.00u ’s avonds.
Ja, we voorzien in een heuse Over the top-bar + enkele foodtrucks om snel opnieuw op krachten te komen.

ALGEMENE VOORWAARDEN

Door zich in te schrijven, verklaart de deelnemer zich akkoord met onderstaande algemene voorwaarden.
• De deelname is pas geldig na betaling van het inschrijvingsgeld.
• In geval van niet-deelname, ongeacht welke reden, kan de deelnemer geen aanspraak maken op de terugbetaling van het inschrijvingsgeld.
• Indien het evenement op grond van uitzonderlijke omstandigheden niet kan doorgaan, kan de deelnemer zich gratis laten inschrijven voor de volgende editie van hetzelfde evenement. De organisatie kan niet verplicht worden tot terugbetaling van het inschrijvingsgeld.
• Deelnemen vereist een goede gezondheid. De deelnemer verklaart te voldoen aan deze voorwaarde.
• Als deelnemer wijk je niet af van het vooropgestelde parcours.
• Alle deelnemers dienen de veiligheidsinstructies van de organisatie te volgen.
• Deelnemen kan vanaf geboortejaar 2003 (16+).
• Elk duo staat zelf in voor voldoende verlichting van de fiets (voor-achterlicht) en zichzelf (reflecterende elementen).
• Als deelnemer ben je verplicht een helm te dragen.
• Elke duo moet steeds hun startnummer zichtbaar dragen. Elk startnummer is persoonlijk en kan niet doorgegeven worden.
• Door inschrijving gaan deelnemers akkoord dat foto en/of beeldmateriaal tijdens de loop kan gebruikt worden voor promotionele doeleinden van vzw De Zeven.
• De organisatie vzw De Zeven heeft een verzekering voor lichamelijke ongevallen, maar kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiële schade die de deelnemers zouden kunnen lijden en/of veroorzaken tijdens, voor of na het evenement.
• De organisatie vzw De Zeven kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade, verlies en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen van de deelnemer voor, tijdens en na het evenement.
• De organisatie is gerechtigd een deelnemer uit de wedstrijd te halen indien deze zich niet houdt aan de algemene voorwaarden of zich onsportief of onbehoorlijk gedraagt.
Iedere deelnemer zet zich in om het parcours en de start- en aankomstzone proper te houden. We hebben respect voor de mooie omgeving, de andere deelnemers, de vrijwilligers, de buurtbewoners en de organisatie. Ook voor wie met de auto komt probeert te parkeren op een respectvolle manier.
• Over the top is een organisatie van vzw De Zeven.

ORGANISATIE

We zijn 7 Ieperse vrienden die voor de 5de keer een loopevenement zullen organiseren. We zijn overtuigd van de charme van streek en willen de deelnemers een unieke loopwedstrijd aanbieden in hun eigen omgeving. Dankzij onze sponsors en de gemeente Heuvelland kunnen we met behulp van de talloze vrijwilligers dit evenement organiseren.

VRIJWILLIGER

Loop je niet zo graag maar wil je toch dit unieke evenement van dichtbij meemaken? Dat kan als vrijwilliger. Aanmelden kan via info@iepertrail.be